Condiciones de uso para empresas colaboradoras

1. Quién es una empresa colaboradora

Es toda empresa que accede a SimplifyCAE por invitación de otra para aportar documentación en un proyecto, sin contratar el servicio. Da igual la posición que ocupe en la cadena: contratista de la empresa principal, subcontratista de una contratista o cualquier nivel posterior. Las condiciones son las mismas para todas.

Si además tu empresa contrata SimplifyCAE para sus propios proyectos, se le aplicarán también las condiciones generales de contratación. Ambas situaciones pueden darse a la vez y no se excluyen.

2. Por qué se te pide esta documentación

No es un requisito nuestro. La empresa que te ha invitado está obligada a recabar tu documentación preventiva, y tú estás obligada a facilitársela, por el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004 de coordinación de actividades empresariales.

SimplifyCAE es únicamente el medio a través del cual se realiza ese intercambio. Si no utilizas la plataforma, la obligación legal sigue existiendo y tendrás que cumplirla por otra vía.

3. Alcance del acceso

• El acceso es gratuito y limitado a los proyectos a los que se te ha invitado.
• Puedes aportar documentación de tu empresa y de las personas trabajadoras que vayan a participar en esos proyectos, y consultar su estado de validación y vigencia.
• No puedes ver la documentación de otras empresas de la cadena, salvo la de aquellas a las que tú misma hayas invitado.
• La empresa que te invitó, y las que estén por encima de ella en la cadena del proyecto, sí pueden consultar la documentación que aportes, en ejercicio de su deber de vigilancia.

4. Invitación de subcontratas

Si subcontratas parte de tu trabajo, puedes invitar a esas empresas al proyecto. Al hacerlo declaras que participan realmente en él y que la invitación es necesaria para la coordinación. Cada empresa invitada acepta estas mismas condiciones y es responsable de la documentación que aporta.

Respondes de las invitaciones que cursas. Invitar a una empresa supone facilitarle el acceso a un proyecto ajeno, por lo que responderás frente a la empresa que te invitó y frente al prestador de los daños derivados de invitaciones improcedentes o de datos de contacto erróneos. Toda invitación queda registrada con su autor y su fecha.

5. Tus obligaciones

• Facilitar documentación veraz, completa y vigente, y mantenerla actualizada.
• Aportar únicamente los datos necesarios para acreditar el cumplimiento preventivo. En particular, respecto de la vigilancia de la salud debe aportarse exclusivamente el certificado de aptitud —apto o no apto— y su vigencia, nunca el informe médico, el diagnóstico ni ningún otro dato clínico. Aportarlos infringiría el artículo 22.4 de la Ley 31/1995, que reserva la información clínica al personal sanitario.
• No aportar documentación de personas ajenas al proyecto ni de empresas con las que no se mantenga relación en él.
• Garantizar que estás legitimada para tratar y comunicar los datos de tus personas trabajadoras, y que las has informado previamente. Esta declaración se solicita de forma expresa en la aplicación antes de permitir la subida de documentación (ver apartado 7).
• Custodiar tus credenciales y mantener actualizada la lista de personas con acceso.
• No intentar acceder a información de otras empresas ni utilizar la plataforma para finalidades ajenas a la coordinación.

6. Sin compromiso de disponibilidad ni soporte

El acceso se presta según disponibilidad y sin compromiso de nivel de servicio. Para cualquier incidencia relativa al proyecto o a la documentación requerida debes dirigirte a la empresa que te invitó, que es quien gestiona el proyecto. Para incidencias técnicas puedes escribirnos a info@simplifycae.com.

7. Protección de datos

7.1. Tu papel y el nuestro

Tu empresa es responsable del tratamiento de los datos de sus personas trabajadoras. ALIARIX TECHNOLOGIES, S.L. actúa como encargada del tratamiento por cuenta tuya respecto de esos datos, en las condiciones del contrato de encargo del tratamiento, que forma parte inseparable de estas condiciones.

7.2. Declaración de legitimación e información

Al aportar documentación con datos personales, tu empresa declara que:

• está legitimada para tratar esos datos y para comunicarlos a las empresas que ocupan posiciones superiores en la cadena del proyecto, en cumplimiento de sus obligaciones preventivas;
• ha informado previamente a las personas afectadas de que su documentación preventiva se tratará a través de esta plataforma y será accesible para dichas empresas, conforme al artículo 13 del RGPD; y
• mantiene indemne a ALIARIX TECHNOLOGIES, S.L. frente a reclamaciones derivadas del incumplimiento de lo anterior.

Para facilitarlo, ponemos a tu disposición un modelo de cláusula informativa que puedes entregar a tu plantilla.

Esta declaración se recaba en la aplicación de forma separada de la aceptación de estas condiciones, mediante una casilla independiente, porque no es una aceptación contractual sino una manifestación de hecho sobre una situación que solo tu empresa conoce. Queda registrada con su fecha y la versión del documento.

Mientras no se preste esta declaración, la plataforma no permitirá aportar documentación que contenga datos personales. El resto de funcionalidades permanecen accesibles.

Si se detecta documentación manifiestamente excesiva —por ejemplo un informe médico con diagnóstico en lugar del certificado de aptitud—, se te requerirá su sustitución y podrá retirarse o bloquearse el contenido afectado para proteger a la persona afectada, conforme al contrato de encargo del tratamiento. No se realiza una supervisión sistemática del contenido.

8. Duración, suspensión y extinción

El acceso dura lo que dure tu participación en el proyecto. Se extingue cuando el proyecto se cierra, cuando la empresa que te invitó revoca tu acceso o cuando tú solicitas la baja.

Podemos suspender el acceso, con aviso previo siempre que sea posible, si se incumplen estas condiciones o si se detecta un uso que ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de los datos de terceros.

La extinción del acceso no implica la eliminación inmediata de la documentación ya aportada: la empresa principal debe conservarla durante los plazos que impone la normativa de prevención.

9. Responsabilidad

El acceso a la plataforma se presta a la empresa colaboradora de forma gratuita, en el marco de la relación contractual que mantiene con la empresa que la invitó. En consecuencia, y conforme al artículo 1103 del Código Civil, la responsabilidad del prestador se modera atendiendo al carácter gratuito de la prestación y se limita a los daños directos causados por dolo o culpa grave.

Quedan expresamente excluidos:

• los daños indirectos, el lucro cesante y la pérdida de negocio, oportunidad o reputación;
• las consecuencias de la información que la empresa colaboradora introduzca, de su inexactitud o de su falta de actualización;
• las decisiones que adopten la empresa principal u otras empresas de la cadena a partir de la documentación aportada, incluida la denegación de acceso a un centro de trabajo;
• las sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones preventivas propias de la empresa colaboradora, que le corresponden en exclusiva;
• la interrupción del servicio, dado que no se asume compromiso de disponibilidad.

Estas limitaciones no afectan a la responsabilidad derivada del tratamiento de datos personales, que se rige por el contrato de encargo del tratamiento y por el artículo 82 del RGPD, ni a los daños personales.

10. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la legislación española. Actuando ambas partes en el marco de su actividad empresarial o profesional, se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de Madrid, con renuncia a cualquier otro fuero.

Esta sumisión no será de aplicación cuando la empresa colaboradora tenga la condición legal de consumidor, en cuyo caso regirá el fuero que legalmente le corresponda.