Cómo funciona
Cómo te ahorra trabajo SimplifyCAE
Como técnico de PRL o coordinador CAE, tu trabajo es decidir si la documentación de tus contratas es válida. Pedirla, ordenarla, leerla y reclamarla cuando caduca lo hace SimplifyCAE. Estos son los seis flujos en los que más se nota.
La IA nunca valida sola
La IA lee y prevalida la documentación. Un documento solo queda acreditado cuando lo confirma una persona: tú tienes siempre la última palabra.
Cómo leer los diagramas
- Tú: el cliente y su técnico
- Contratas y subcontratas
- SimplifyCAE, de forma automática
- Inspección de Trabajo
- Recuadro oscuro: el paso en el que actúas tú
1Flujo 1
Arrancar un proyecto
Creas el proyecto e invitas a tus contratas. A partir de ahí, cada una hace su parte desde su propio acceso. No tienes que ir detrás de nadie.
- Tú: Creas el proyecto e invitas a tus contratas. Solo necesitas su email. Si no la acepta: SimplifyCAE se lo recuerda.
- Contrata: Se da de alta y valida su empresa. Desde su propio acceso, sin coste para ella.
- Contrata: Lee la información del centro. Evaluación de riesgos y medidas de emergencia, con constancia de la lectura.
- Contrata (Opcional): Invita a sus subcontratas. Que siguen los mismos pasos.
- SimplifyCAE: Todo a la vista en el proyecto. Qué contratas han entrado, cuáles faltan y qué ha leído cada una.
Antes
- Correos y llamadas para que cada contrata te mande sus datos y su documentación.
- Entregar la evaluación de riesgos y guardar por tu cuenta la prueba de que la recibieron.
- Subcontratas que aparecen el día que llegan al centro.
Con SimplifyCAE
- Cada contrata se da de alta, identifica su empresa y sube lo suyo desde su acceso.
- La lectura de la información del centro queda registrada, con fecha, por contrata.
- El contratista invita a sus subcontratas y las ves en el mismo proyecto.
2Flujo 2
Recoger y validar la documentación
La contrata sube lo que tiene, como lo tiene. La IA hace el trabajo de lectura y te deja cada documento prevalidado; tú lo confirmas o lo rechazas.
- Contrata: Sube lo que tiene. PDF, escaneos o fotos, tal como los tenga.
- SimplifyCAE: La IA lo lee y lo prevalida. Reconoce cada documento y a quién corresponde.
- Tú: Confirmas en un clic. Con lo urgente primero, también desde el móvil. Si algo no cuadra: Lo rechazas y la contrata recibe el motivo.
- SimplifyCAE: Documento acreditado. Consta quién lo confirmó y cuándo.
Antes
- Abrir cada PDF, averiguar a quién corresponde y apuntar las fechas a mano.
- Llevar por tu cuenta qué falta y qué está en regla.
- Escribir a la contrata para explicarle qué falla.
Con SimplifyCAE
- Recibes cada documento ya leído y prevalidado.
- Revisas lo que la IA ha preparado y confirmas; lo urgente aparece primero.
- Al rechazar, la contrata recibe el motivo sin que tengas que escribirle.
3Flujo 3
Que nada caduque sin enterarte
SimplifyCAE vigila las fechas de cada documento y reclama a la contrata, en tu nombre, lo que va a caducar y lo que falta. Cuando llega la nueva versión, tú solo la confirmas.
- SimplifyCAE: Vigila cada fecha. De cada contrata y de cada trabajador, en todos tus proyectos.
- SimplifyCAE: Avisa a la contrata a tiempo. Antes de que caduque y mientras falte algo, sin que tengas que escribir.
- Contrata: Sube la nueva versión. Y la IA la prevalida como cualquier otro documento.
- Tú: Tú solo confirmas. La nueva fecha pasa a ser la que se vigila.
- Así con cada renovación
Tú también recibes los avisos de vencimiento y ves qué se ha reclamado a cada contrata.
Antes
- Hojas de cálculo con fechas de caducidad que hay que repasar a mano.
- Correos uno a uno para reclamar cada documento.
- Enterarte de que algo ha caducado cuando el trabajador ya está en la puerta.
Con SimplifyCAE
- Los avisos salen solos hacia quien tiene que renovar: la contrata.
- Lo que falta se reclama sin que tengas que acordarte.
- Tu parte es confirmar la nueva versión.
4Flujo 4
Quién entra hoy
El plan de accesos te dice, cada día, quién va a entrar y si su documentación está en regla. Para lo urgente y el fin de semana tienes opciones que no paran el trabajo y siguen pasando por ti.
- Tú: Planificas los accesos. Qué trabajadores entran cada día y en qué proyecto.
- SimplifyCAE: Estado de cada trabajador. Según su documentación y la de su empresa.
- Tú (Opcional): ¿Urgente o en fin de semana?. Opciones que eliges de antemano para que el trabajo no se pare.
- Tú: La última palabra es tuya. Lo provisional se confirma o se retira, y la contrata queda avisada.
- SimplifyCAE: Todo queda registrado. Quién autorizó qué y por qué. Sale en el informe de inspección.
Antes
- Comprobar a primera hora, trabajador por trabajador, quién puede entrar.
- Decidir sobre la marcha qué hacer con un trabajo urgente o de fin de semana.
- Excepciones de palabra, sin constancia.
Con SimplifyCAE
- Ves el estado de cada trabajador en el plan del día.
- Reglas que eliges de antemano para lo urgente, todas opcionales.
- Cada excepción tiene responsable, motivo y fecha.
5Flujo 5
Control en la puerta
Opcional en cada proyecto. Cada trabajador lleva una tarjeta con QR y, en la puerta, un móvil o una tableta dice al momento si puede entrar. Sin listas en papel ni llamadas a la oficina.
- SimplifyCAE (Opcional): Cada trabajador, su tarjeta. Con un código QR, lista para imprimir.
- Contrata: La enseña en la puerta. Un móvil o una tableta del punto de control la lee.
- SimplifyCAE: APTO, APTO PROVISIONAL o NO APTO. Con el nombre del trabajador y su DNI enmascarado.
- Tú: Sabes quién ha entrado y cuándo. Cada APTO registra la entrada, y el registro llega al informe de inspección.
Antes
- Listas en papel en la puerta y llamadas a la oficina para saber si alguien puede entrar.
- Quien controla la puerta decide sin saber si la documentación está en regla.
- Ninguna constancia de quién entró ni a qué hora.
Con SimplifyCAE
- La puerta sabe al momento si cada trabajador puede entrar.
- En la puerta no se ven documentos: solo el resultado, el nombre y el DNI enmascarado.
- Cada entrada queda registrada y llega al informe de inspección.
6Flujo 6
Si viene la Inspección
Cuando la Inspección de Trabajo pide la coordinación de un proyecto, tienes dos formas de enseñarla, sin preparar carpetas a mano.
- Inspección: La Inspección pide la documentación CAE. De un proyecto concreto.
- SimplifyCAE: Informe CAE del proyecto. Un PDF con toda la coordinación y quién confirmó cada documento. o SimplifyCAE: Acceso temporal para el inspector. Seguro, de solo lectura y con plazo.
- Inspección: El inspector la revisa. Sin que tengas que enviar copias por email.
- Tú: Sabes qué ha consultado. Y retiras el acceso cuando quieras.
Antes
- Días reuniendo documentos, firmas y justificantes de varias carpetas.
- Demostrar quién validó qué y cuándo con lo que se encuentre.
- Enviar copias por email sin saber qué se hace con ellas.
Con SimplifyCAE
- El informe sale de lo que ya está registrado en el proyecto.
- Demuestras quién validó qué y cuándo.
- Si das acceso al inspector, ves qué consulta y lo revocas cuando quieras.
Pruébalo con la documentación de tus contratas
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