Condiciones generales de contratación

1. Identificación del prestador

• Titular: ALIARIX TECHNOLOGIES, S.L.
• CIF: B21646286
• Domicilio: Calle Enrique Simonís 21, 2ª planta, 28045 Madrid
• Registro Mercantil: Madrid, Hoja M-846574
• Contacto: info@simplifycae.com

2. Objeto

SimplifyCAE es una plataforma en la nube (software como servicio) para la gestión documental de la prevención de riesgos laborales y la coordinación de actividades empresariales. Permite recabar, clasificar, validar y controlar la vigencia de la documentación preventiva de la empresa contratante y de las empresas de su cadena de contratación.

SimplifyCAE es una herramienta de gestión, no un servicio de prevención ni de asesoramiento jurídico. No sustituye al servicio de prevención propio o ajeno, ni a la coordinación de seguridad y salud, ni exime al Cliente de ninguna de sus obligaciones legales en materia preventiva.

3. Alta y cuenta de usuario

El alta requiere facilitar datos veraces y validar el CIF de la empresa mediante la documentación acreditativa. El Cliente es responsable de la veracidad de los datos, de la custodia de sus credenciales y de toda la actividad realizada desde su cuenta.

El Cliente designa a las personas usuarias y sus permisos, y es responsable de mantener esa lista actualizada, dando de baja a quien deje de necesitar acceso.

3 bis. Proceso de contratación electrónica

Conforme a los artículos 27 y 28 de la Ley 34/2002, se informa de que la contratación se realiza íntegramente por vía electrónica y en lengua española, mediante los siguientes trámites: alta de cuenta y verificación del correo electrónico, validación del CIF de la empresa, elección de plan, aceptación de estas condiciones y del contrato de encargo del tratamiento, e introducción de los datos de pago.

Antes de confirmar, el Cliente puede revisar y corregir los datos introducidos en cada paso. Una vez completada la contratación se remite confirmación por correo electrónico con el detalle del plan contratado y la versión de las condiciones aceptada.

El documento electrónico de contratación, con la identificación del Cliente, la fecha y la versión aceptada de cada documento, queda archivado y es accesible para el Cliente desde su cuenta.

4. Descripción del servicio

4.1. Procesamiento automatizado con inteligencia artificial

La plataforma utiliza inteligencia artificial para reconocer, clasificar y extraer datos de los documentos que se suben. Este procesamiento es una ayuda a la gestión: los resultados se presentan para su revisión y requieren validación humana antes de consolidarse. La plataforma no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.

El Cliente asume que la extracción automática puede contener errores y que le corresponde revisar la información antes de darla por buena. El detalle del tratamiento se describe en la política de privacidad de la plataforma.

En cumplimiento del artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, la plataforma informa dentro de la propia aplicación de que la documentación se procesa mediante un sistema de inteligencia artificial. El sistema no se utiliza para adoptar decisiones sobre las personas trabajadoras —ni de contratación, promoción, asignación de tareas, evaluación o extinción—, sino únicamente para leer y clasificar documentos, y toda salida es revisada por una persona antes de consolidarse.

4.2. Evolución del servicio

El servicio se presta en su versión vigente en cada momento. Podemos añadir, modificar o retirar funcionalidades para mejorarlo, sin que ello altere sustancialmente las prestaciones esenciales contratadas.

5. Precios, facturación y periodo de prueba

Los precios y el contenido de cada plan son los publicados en simplifycae.com/precios en el momento de la contratación. Los importes se indican sin IVA salvo indicación en contrario. Los pagos se procesan a través de Stripe.

5.1. Periodo de prueba

El alta incluye un periodo de prueba gratuito de 3 días con acceso completo al servicio. Durante ese periodo el Cliente puede cancelar sin coste alguno. Transcurrido sin cancelación, se inicia la facturación del plan elegido.

5.2. Facturación y pago

La facturación es anticipada, por periodos mensuales o anuales según el plan contratado. Se admiten tarjeta de crédito o débito y, en los planes anuales, transferencia bancaria. Los importes se expresan sin IVA, que se repercutirá al tipo legalmente aplicable.

Cambios de plan. El Cliente puede subir o bajar de plan en cualquier momento. El cambio surte efecto de forma inmediata y el importe se prorratea por los días restantes del periodo en curso.

Superación de límites. Si se alcanza el límite de personas trabajadoras del plan, se avisará antes de llegar a él. El Cliente podrá seguir utilizando el servicio con normalidad pero no podrá dar de alta nuevas personas hasta ampliar el plan.

5.3. Impago

El impago de una cuota se comunicará al Cliente, que dispondrá de 15 días naturales para regularizarlo. Transcurrido ese plazo sin pago, el acceso podrá suspenderse, manteniéndose los datos durante el plazo previsto en el apartado 10. Los intereses de demora serán los previstos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

5.4. Modificación de precios

Los precios podrán actualizarse comunicándolo con al menos 30 días naturales de antelación a la fecha de renovación. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá resolver el contrato antes de esa fecha sin penalización alguna. Los precios no se modificarán dentro de un periodo ya facturado.

6. Duración, renovación y cancelación

El contrato tiene la duración del periodo contratado —mensual o anual— y se renueva automáticamente por periodos iguales salvo cancelación.

No existe permanencia mínima. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde su panel de control, sin penalización ni coste alguno. La cancelación surte efecto al final del periodo ya facturado, durante el cual el servicio se mantiene disponible. No se reembolsan los importes correspondientes al periodo en curso, salvo que la cancelación se deba a un incumplimiento imputable al prestador.

El prestador podrá resolver el contrato por incumplimiento grave del Cliente, previo requerimiento con un plazo de subsanación de 15 días naturales, salvo en supuestos de uso ilícito o que comprometan la seguridad del servicio, en los que la suspensión podrá ser inmediata.

Derecho de desistimiento. El servicio se dirige a empresas y profesionales que contratan en el marco de su actividad, por lo que no resulta de aplicación el derecho de desistimiento previsto en el Real Decreto Legislativo 1/2007, reservado a consumidores.

7. Obligaciones del Cliente

• Utilizar la plataforma conforme a la ley y a estas condiciones, y no emplearla para finalidades distintas de la gestión preventiva.
• Garantizar la licitud de los datos personales que introduce, incluida la base jurídica para tratarlos y la información previa a las personas afectadas.
• Vigilar su cadena de contratación. El Cliente es quien invita a las empresas contratistas y subcontratistas y quien responde ante la autoridad laboral del cumplimiento de sus obligaciones de coordinación (artículo 24 de la Ley 31/1995 y Real Decreto 171/2004). SimplifyCAE aporta el medio; la vigilancia sigue siendo suya.
• Revisar la documentación validada por la plataforma antes de tomar decisiones basadas en ella, en particular las autorizaciones de acceso a centros de trabajo.
• No intentar acceder a datos de otros clientes, ni realizar ingeniería inversa, ni sobrecargar deliberadamente el servicio.

8. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continuada, con las interrupciones necesarias por mantenimiento, que se anunciarán con antelación siempre que sea posible.

El prestador realizará esfuerzos razonables para mantener una disponibilidad mensual del 99%, calculada sobre el tiempo total del mes natural y excluyendo las ventanas de mantenimiento programado, los periodos de indisponibilidad imputables a terceros ajenos a su control y los supuestos de fuerza mayor.

El mantenimiento programado se comunicará con al menos 48 horas de antelación y se realizará, siempre que sea posible, fuera del horario laboral habitual.

Soporte. Se presta por correo electrónico en info@simplifycae.com en horario de lunes a viernes de 9:00 a 18:00, excluidos festivos, con un tiempo de primera respuesta objetivo de un día hábil.

9. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, diseño, marcas y documentación son propiedad de ALIARIX TECHNOLOGIES, S.L. La contratación otorga al Cliente un derecho de uso no exclusivo, intransferible y limitado a la vigencia del contrato. No se cede ningún otro derecho.

El Cliente no podrá revender, sublicenciar ni ceder el acceso a terceros ajenos a su organización y a las empresas de su cadena de contratación, ni utilizar la plataforma para prestar servicios a terceros al margen de lo previsto en estas condiciones.

Indemnidad. El prestador declara que la plataforma no infringe derechos de propiedad intelectual o industrial de terceros y mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones de esa naturaleza, siempre que el Cliente se lo comunique sin dilación y le permita dirigir la defensa. Si una reclamación prosperase, el prestador podrá, a su elección, obtener el derecho de uso, sustituir la funcionalidad afectada o resolver el contrato reembolsando la parte no consumida.

10. Datos y contenidos del Cliente

Los datos y documentos que el Cliente introduce siguen siendo suyos. No los utilizamos para ninguna finalidad ajena a la prestación del servicio, no los cedemos a terceros salvo a los encargados necesarios, y no los empleamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

A la finalización del contrato, el Cliente podrá exportar su información durante un plazo razonable, transcurrido el cual se suprimirá conforme a lo previsto en el contrato de encargo del tratamiento, salvo que deba conservarse por obligación legal.

Tras la baja, el Cliente dispondrá de 30 días naturales para exportar su información desde la propia plataforma. Transcurrido ese plazo, los datos se suprimirán en un máximo de 90 días, salvo aquellos que deban conservarse por obligación legal, que permanecerán bloqueados conforme al contrato de encargo del tratamiento.

10.1. Portabilidad y cambio de proveedor

Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Reglamento de Datos), el Cliente tiene derecho a cambiar de proveedor de servicios de tratamiento de datos. El prestador facilitará la extracción de los datos del Cliente y de los metadatos necesarios en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, prestará asistencia razonable durante el proceso y no impondrá obstáculos que lo dificulten. El plazo máximo de transición será de 30 días naturales desde la solicitud, prorrogable cuando resulte técnicamente inviable, comunicándolo de forma motivada.

No se aplicarán cargos por el cambio de proveedor ni por la salida de datos.

11. Protección de datos

En relación con los datos personales que el Cliente introduce en la plataforma, ALIARIX TECHNOLOGIES, S.L. actúa como encargada del tratamiento y el Cliente como responsable. Las condiciones se regulan en el contrato de encargo del tratamiento, que forma parte inseparable de estas condiciones.

11 bis. Confidencialidad y uso de la información

11 bis.1. Confidencialidad mutua

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública a la que acceda por razón del contrato, durante su vigencia y los cinco años siguientes a su extinción. Para el prestador, esa información incluye los datos y documentos del Cliente; para el Cliente, incluye el funcionamiento interno de la plataforma, sus precios individualizados y cualquier material técnico o comercial no publicado.

No se considera confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, la que ya se conociera lícitamente, la desarrollada de forma independiente, ni la que deba revelarse por requerimiento legal o judicial, en cuyo caso se comunicará previamente a la otra parte siempre que esté permitido.

11 bis.2. Datos agregados y anonimizados

El prestador podrá generar y utilizar información estadística agregada y anonimizada derivada del uso del servicio —volúmenes de documentos procesados, tasas de acierto, tiempos de validación, patrones de uso— con la finalidad de operar, mantener y mejorar la plataforma y de elaborar informes sectoriales.

Esta información se somete a un proceso de anonimización irreversible: no permite identificar al Cliente, a las empresas de su cadena ni a ninguna persona, y una vez anonimizada deja de ser dato personal a efectos del RGPD. En ningún caso se utilizan para ello los contenidos de los documentos ni se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial.

11 bis.3. Sugerencias de mejora

Si el Cliente propone mejoras, funcionalidades o comentarios sobre el servicio, el prestador podrá incorporarlos libremente y sin contraprestación, sin que ello genere derecho alguno a favor del Cliente sobre el resultado. Esta cesión no alcanza a la información confidencial del Cliente ni a sus datos.

11 bis.4. Referencias comerciales

El prestador no utilizará el nombre ni la marca del Cliente como referencia comercial sin su autorización previa y por escrito, revocable en cualquier momento.

12. Responsabilidad

El Cliente es el único responsable de las decisiones que adopte en materia de prevención de riesgos laborales, incluida la autorización o denegación de acceso a sus centros de trabajo.

El prestador responde de los daños directos causados por el incumplimiento de sus obligaciones, con el límite del importe efectivamente abonado por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que motive la reclamación.

Quedan excluidos de la responsabilidad del prestador:

• los daños indirectos, el lucro cesante, la pérdida de negocio, de oportunidad o de reputación;
• los derivados de la información introducida por el Cliente o por las empresas de su cadena, de su inexactitud o de su falta de actualización;
• las decisiones que el Cliente adopte en materia preventiva, incluida la autorización o denegación de acceso a centros de trabajo, que le corresponden en exclusiva;
• las sanciones impuestas al Cliente por incumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales o de protección de datos;
• los supuestos de fuerza mayor y los fallos de terceros ajenos a su control.

Estas limitaciones no se aplican a los daños causados por dolo o culpa grave, a los daños personales ni a los supuestos en que la ley no permita limitar la responsabilidad, conforme al artículo 1102 del Código Civil.

13. Modificación de estas condiciones

Podemos modificar estas condiciones para adaptarlas a cambios legales o del servicio. Cada versión se publica en esta misma dirección indicando su número y fecha de entrada en vigor, y se solicita su aceptación en la aplicación antes de continuar utilizando el servicio. Las versiones anteriores permanecen accesibles.

Las modificaciones sustanciales —las que alteren las prestaciones esenciales, el precio o el régimen de responsabilidad— se comunicarán con al menos 30 días naturales de antelación a su entrada en vigor. Si el Cliente no las acepta, podrá resolver el contrato antes de esa fecha sin penalización, con reembolso de la parte proporcional no consumida del periodo ya facturado.

Las modificaciones no sustanciales, así como las derivadas de una obligación legal, podrán aplicarse comunicándolas por los medios habituales de contacto.

13 bis. Disposiciones generales

Cesión del contrato

El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin autorización previa y por escrito del prestador. El prestador sí podrá cederla a una sociedad de su grupo o en el marco de una operación de fusión, escisión o transmisión de rama de actividad, comunicándolo al Cliente y sin que ello altere las condiciones pactadas. Si la cesión implicara un cambio de encargado del tratamiento, se aplicará el régimen de subencargados del contrato de encargo.

Subcontratación por el prestador

El prestador podrá apoyarse en proveedores para prestar el servicio —alojamiento, procesamiento documental, pagos y comunicaciones—, respondiendo de su actuación como si fuera propia. Los que tratan datos personales se relacionan en el Anexo III del contrato de encargo.

Fuerza mayor

Ninguna de las partes responderá del incumplimiento causado por acontecimientos ajenos a su control razonable —catástrofes, conflictos armados, cortes generalizados de suministro eléctrico o de comunicaciones, ciberataques de gran escala a infraestructuras de terceros, decisiones de autoridad o huelgas ajenas a su plantilla—. La parte afectada lo comunicará sin dilación y ambas colaborarán para minimizar el impacto. Si la situación se prolonga más de 30 días naturales, cualquiera de ellas podrá resolver el contrato sin penalización.

Notificaciones

Las comunicaciones entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones facilitadas en la cuenta y, en el caso del prestador, a info@simplifycae.com. Ambas partes reconocen la validez del correo electrónico como medio de notificación. Es responsabilidad del Cliente mantener actualizada su dirección de contacto.

Supervivencia

Sobrevivirán a la extinción del contrato, por su propia naturaleza, las cláusulas de propiedad intelectual, confidencialidad, protección de datos, responsabilidad, ley aplicable y jurisdicción, así como las obligaciones de conservación y supresión.

Nulidad parcial, no renuncia e integridad

Si alguna cláusula fuera declarada nula, se tendrá por no puesta y el resto conservará su validez, sustituyéndose por otra que persiga la misma finalidad dentro de la legalidad. La tolerancia en el incumplimiento de una obligación no supone renuncia a exigirla en el futuro.

Estas condiciones, junto con el contrato de encargo del tratamiento y el plan contratado, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen a cualquier comunicación anterior sobre el mismo objeto. En caso de contradicción, prevalecerá el contrato de encargo en todo lo relativo a protección de datos.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia derivada de su interpretación o cumplimiento, las partes, actuando ambas en el marco de su actividad empresarial o profesional, se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de Madrid, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Esta sumisión expresa no será de aplicación cuando la otra parte tenga la condición legal de consumidor, en cuyo caso regirá el fuero que legalmente le corresponda.